A presente Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais (“Política”) tem como objetivo fornecer orientações sobre como gerenciar as diversas atividades e operações de tratamento de dados pessoais pela Associação Voluntários da Saúde (AVS), em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 – “LGPD”), bem como de quaisquer outras regulamentações emanadas das autoridades competentes sobre o tema.

1. DEFINIÇÕES

AGENTES DE TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS: O controlador e o operador de dados pessoais.

ANONIMIZAÇÃO: Utilização de meios técnicos, razoáveis e disponíveis no momento do tratamento de dados pessoais, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo. O dado anonimizado não é considerado dado pessoal para os fins da LGPD.

AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (“ANPD”): Órgão da administração pública responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da LGPD em todo território nacional. A ANPD foi instituída pela LGPD como órgão da administração pública federal com autonomia técnica, integrante da Presidência da República, definido a sua natureza como transitória e passível de transformação pelo Poder Executivo em entidade da administração pública federal indireta, submetida a regime autárquico especial e vinculada à Presidência da República.

CONTROLADOR DE DADOS PESSOAIS: Pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.

DADOS PESSOAIS: Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. Também são considerados dados pessoais aqueles utilizados para formação do perfil comportamental de determinada pessoa natural.

DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS: Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico quando vinculado a pessoa natural.

ENCARREGADO DE DADOS OU DATA PROTECTION OFFICER (“DPO”): Pessoa física ou jurídica indicada pelo Agente de Tratamento para atuar como canal de comunicação entre o Controlador, os titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados. Será responsável pela implementação do Programa de Conformidade às leis de proteção de dados pessoais e condução das atividades relacionadas à proteção de dados pessoais no Sistema de Controles Internos e de Conformidade AVS.

FORNECEDORES: No contexto da AVS são considerados fornecedores os terceiros contratados e subcontratados, pessoa física ou jurídica, não enquadrados como parceiros comerciais.

LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (“LGPD”): Diploma normativo (Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018) que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais em meios digitais ou físicos realizados por pessoa natural ou por pessoa jurídica, de direito público ou privado, tendo como objetivo defender os titulares de dados pessoais e ao mesmo tempo permitir o uso dos dados para finalidades diversas, equilibrando interesses e harmonizando a proteção da pessoa humana com o desenvolvimento tecnológico e econômico.

OPERADOR DE DADOS PESSOAIS: Pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador.

PARCEIROS COMERCIAIS: No contexto da AVS, são considerados parceiros comerciais os terceiros contratados, sejam eles pessoa física ou jurídica, não considerados como fornecedores, que atuam em seu nome, tais como, mas não se limitando a: Voluntários, Associados, Palestrantes, Consultores, Organizações Assistidas (organizações de saúde que atendem ao Sistema Único de Saúde e hospitais filantrópicos) e Parceiros (aqueles que indicam atividades em que a AVS pode atuar como contratada).

SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS E DE CONFORMIDADE: Constituído por um conjunto de elementos que, operados de forma integrada e dinâmica, auxiliam a Instituição a atingir seus objetivos estratégicos, bem como a sua missão, visão e valores, orientando o seu desenvolvimento e garantindo com razoável grau de certeza que os riscos que poderiam comprometer a sua sustentabilidade e crescimento serão geridos de forma eficiente e eficaz.

TERCEIRO: É toda pessoa física ou jurídica contratada pela AVS para desenvolver ou auxiliar no desenvolvimento de suas atividades, tanto na qualidade de fornecedores de bens ou serviços como de parceiros comerciais.

TITULAR DE DADOS PESSOAIS (“TITULAR”): Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.

TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS (“TRATAMENTO”): Toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

3. ESCOPO

A presente Política estabelece as diretrizes da Associação Voluntários da Saúde para resguardo e uso de dados pessoais que venham a ser tratados em suas atividades, tendo como referência a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, entre outras normas nacionais e internacionais relativas à privacidade e proteção de dados pessoais.

4. DESTINATÁRIOS

Esta Política se aplica:

1. (i) aos associados, voluntários e colaboradores da AVS;

2. (ii) a todos os terceiros, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, que atuam para ou em nome da AVS em operações que envolvam tratamento de dados pessoais que sejam realizadas no escopo das atividades conduzidas pela AVS;

3. (iii) aos agentes de tratamento de dados pessoais externos à AVS que de qualquer forma se relacionem com a Associação; e

4. (iv) aos titulares de dados pessoais, cujos dados são tratados pela AVS.

A adesão ao programa de conformidade da AVS às leis de proteção de dados pessoais e aos diplomas normativos dele decorrentes, Programa de Conformidade da LGPD, incluindo a presente Política, é obrigatória a todos os destinatários acima indicados na medida em que se contribuem ou se relacionam de alguma forma com a AVS.

Todas as operações que envolvam tratamento de dados pessoais que sejam realizadas no escopo das atividades conduzidas pela AVS estão sujeitas a tais normativas.

5. APLICABILIDADE

Esta Política estabelece diretrizes e regras para garantir que seus destinatários entendam e cumpram as legislações que versam sobre proteção de dados pessoais em todas as interações com atuais e futuros titulares de dados pessoais, terceiros e agentes de tratamento de dados pessoais externos à AVS no âmbito de suas atividades.

Para além dos conceitos definidos pelas normas que versam sobre privacidade e proteção de dados pessoais, as informações abarcadas pela presente Política incluem todos os dados detidos, usados ou transmitidos pela ou em nome da AVS, em qualquer tipo de mídia.

Isso inclui dados pessoais registrados em papel, mantidos em sistemas de computador ou dispositivos portáteis, bem como dados pessoais transmitidos oralmente.

6. OBJETIVOS

São objetivos da Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais AVS:

1. a) Estabelecer as diretrizes e responsabilidades da AVS que assegurem e reforcem o compromisso da Associação com o cumprimento das legislações de proteção de dados pessoais aplicáveis;

2. b) Descrever as regras a serem seguidas na condução das atividades e operações de tratamento de dados pessoais realizadas pela AVS e pelos destinatários desta Política, no âmbito das atividades da AVS, que garantem a sua conformidade com as legislações de proteção de dados pessoais aplicáveis e, em especial, com a LGPD.

A presente Política deve ser lida em conjunto com as obrigações previstas nos documentos abaixo relacionados, que versam sobre informações em geral, além de quaisquer documentos comparáveis, que dispõem sobre obrigações de confidencialidade em relação às informações mantidas pela Instituição:

1. 1. Contratos de trabalho dos empregados da AVS;
2. 2. Termos de adesão ao trabalho voluntário;
3. 3. Contratos ou termos estabelecidos com as Organizações Assistidas;
4. 4. Contratos e termos estabelecidos com parceiros e/ou fornecedores;
5. 5. Políticas e normas de procedimentos de segurança da informação, bem como termos e condições de uso, que tratem sobre confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações da AVS;
6. 6. Todas as normas internas que versarem sobre proteção de dados pessoais que vierem a ser elaboradas e/ou atualizadas.

7. PRINCÍPIOS DE PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

A AVS cumprirá com os seguintes princípios de proteção de dados pessoais quando do tratamento de dados pessoais:

• – FINALIDADE: a AVS realizará o tratamento de dados pessoais apenas para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular de dados pessoais, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades;

• – ADEQUAÇÃO: a AVS realizará o tratamento de dados pessoais de forma compatível com as finalidades informadas ao titular de dados, e de acordo com o contexto do tratamento;

– NECESSIDADE: o tratamento de dados pessoais realizado pela AVS será limitado ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes,

– proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento;

– LIVRE ACESSO: a AVS garantirá aos titulares de dados pessoais a consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados;

– QUALIDADE DOS DADOS: a AVS garantirá, aos titulares de dados pessoais, a exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento;

– TRANSPARÊNCIA: a AVS garantirá, aos titulares de dados pessoais, informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento de dados pessoais, observados os segredos comercial e industrial;

– SEGURANÇA: a AVS utilizará medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;

– PREVENÇÃO: a AVS adotará medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais;

– NÃO DISCRIMINAÇÃO: a AVS garantirá a impossibilidade de realização do tratamento de dados pessoais para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos;

– RESPONSABILIZAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS: a AVS se compromete a demonstrar a adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais, e a eficácia dessas medidas.

8. BASES LEGAIS PARA O TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

Todas as operações de tratamento de dados pessoais no âmbito das atividades conduzidas pela AVS terão uma base legal que legitime a sua realização, com estipulação da finalidade e designação dos responsáveis pelo tratamento.

A AVS assume como compromisso institucional a avaliação periódica das finalidades de suas operações de tratamento, considerando o contexto em que estas operações se inserem, os riscos e benefícios que podem ser gerados ao titular de dados pessoais, e o legítimo interesse da Instituição.

A realização de operações de tratamento de dados pessoais pela AVS poderá ser realizada:

1. a) Mediante o fornecimento de consentimento pelo titular de dados pessoais;

2. b) Para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória;

3. c) Para a realização de estudos por órgão de pesquisa;

4. d) Quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular de dados pessoais;

5. e) Para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral;

6. f) Para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular de dados pessoais ou de terceiros;

7. g) Para a tutela da saúde, exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária;

8. h) Quando necessário para atender aos interesses legítimos da AVS ou de terceiros

9. i) Para a proteção do crédito.

A AVS realizará registros de suas operações de tratamento a partir de categorias de tratamento, cada uma delas descritas a partir de sua(s) finalidade(s), servindo de auxílio e suporte para a sua avaliação periódica sobre conformidade com o quadro regulatório da proteção de dados pessoais.

Os registros das operações de tratamento de dados pessoais poderão ser consultados pelo titular dos dados pessoais, bem como por autoridades públicas competentes para o acesso e retenção dos dados em seu nome, resguardados os direitos do titular de dados pessoais.

9. BASES LEGAIS PARA O TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS

A AVS reconhece que o tratamento de dados pessoais sensíveis representa riscos mais altos ao titular de dados pessoais e por esta razão a Instituição assume o compromisso de resguardo e cuidados especiais frente ao tratamento de dados pessoais sensíveis.

A realização de operações de tratamento de dados pessoais sensíveis pela AVS somente poderá ser realizada:

1. 1. Quando o titular de dados pessoais ou seu responsável legal consentir, de forma específica e destacada, para finalidades específicas;

2. 2. Sem fornecimento de consentimento do titular de dados pessoais, nos casos em que o tratamento for indispensável para:

a. O cumprimento de obrigação legal ou regulatória pela AVS;

b. A realização de estudos quando a AVS estiver na posição de Órgão de Pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais sensíveis;

c. O exercício regular de direitos, inclusive em contrato e em processo judicial, administrativo e arbitral;

d. Proteção da vida ou da incolumidade física do titular de dados pessoais ou de terceiros;

e. Tutela da saúde, exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária; ou

f. Garantia da prevenção à fraude e à segurança do titular de dados pessoais, nos processos de identificação e autenticação de cadastro em sistemas eletrônicos.

10. DIREITOS DOS TITULARES DE DADOS PESSOAIS

A AVS, no contexto das suas atividades de tratamento de dados pessoais, reforça o seu compromisso de respeito aos direitos dos titulares de dados pessoais, quais sejam:

– DIREITO À CONFIRMAÇÃO DA EXISTÊNCIA DO TRATAMENTO: o titular de dados pessoais pode questionar, junto à AVS, se há a realização de operações de tratamento relativos a dados pessoais seus;

• – DIREITO DE ACESSO: o titular de dados pessoais pode solicitar e receber uma cópia de todos os dados pessoais coletados e armazenados;

• – DIREITO DE CORREÇÃO: o titular de dados pessoais pode requisitar a correção de dados pessoais que estejam incompletos, inexatos ou desatualizados;

• – DIREITO DE ELIMINAÇÃO: o titular de dados pessoais pode requisitar a exclusão de seus dados pessoais de bancos de dados geridos pela AVS, salvo se houver um motivo legítimo para a sua manutenção, como eventual obrigação legal de retenção de dados ou estudo por órgão de pesquisa. Na hipótese de eliminação, a Instituição se reserva o direito de escolher o procedimento de eliminação empregado, comprometendo-se a utilizar meio que garanta a segurança e evite a recuperação dos dados;

• – DIREITO DE SOLICITAR A SUSPENSÃO DE TRATAMENTO ILÍCITO DE DADOS PESSOAIS: a qualquer momento, o titular de dados pessoais poderá requisitar da AVS a anonimização, bloqueio ou eliminação de seus dados pessoais que tenham sido reconhecidos por autoridade competente como desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na LGPD.

• – DIREITO DE OPOSIÇÃO A UM TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS: nas hipóteses de tratamento de dados pessoais não baseadas na obtenção do consentimento, o titular de dados pessoais poderá apresentar à AVS uma oposição, que será analisada a partir dos critérios presentes na LGPD.

• – DIREITO À PORTABILIDADE DOS DADOS: o titular de dados pessoais poderá requisitar à AVS que seus dados pessoais sejam disponibilizados a outro fornecedor de serviço ou produto, respeitados o segredo comercial e industrial da Instituição, bem como os limites técnicos de sua infraestrutura.

• – DIREITO À REVOGAÇÃO DO CONSENTIMENTO: o titular de dados pessoais tem direito a revogar o seu consentimento. Entretanto, ressalta-se que isso não afetará a legalidade de qualquer tratamento realizado antes da retirada. Na hipótese de revogação do consentimento, talvez não seja possível fornecer determinados serviços. Sendo este o caso, o titular de dados pessoais será informado.

A AVS reitera o seu compromisso com os direitos dos titulares de dados pessoais à transparência e à informação adequada, destacando o fornecimento de:

1. (i) Informação das entidades públicas e privadas com as quais a AVS realizou uso compartilhado de dados;

2. (ii) Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa.

11. DEVERES PARA USO O ADEQUADO DE DADOS PESSOAIS

Os deveres de cuidado, atenção e uso adequado de dados pessoais se estendem a todos os destinatários desta Política no desenvolvimento de seus trabalhos e atividades na AVS, comprometendo-se a auxiliar a Instituição a cumprir suas obrigações na implementação de sua estratégia de privacidade e proteção de dados pessoais.

DEVERES ESPECÍFICOS DOS COLABORADORES DA AVS:

O compartilhamento de dados pessoais de titulares entre os membros dos Grupos de Trabalho estabelecidos para o desenvolvimento de projetos de consultoria da AVS é permitido desde que respeitada a sua finalidade e base legal, observado o princípio da necessidade, ficando o tratamento de dados pessoais sempre adstrito ao desenvolvimento de atividades autorizadas pela Instituição assistida.

DEVERES DE TODOS OS DESTINATÁRIOS DESTA POLÍTICA:

Todos os destinatários desta Política têm o dever de contatar a Diretoria da AVS, ou quem por ela indicado, quando da suspeita ou da ocorrência efetiva das seguintes ações:

(i) Operação de tratamento de dados pessoais realizada sem base legal que a justifique;

(ii) Tratamento de dados pessoais sem a autorização por parte da AVS no escopo das atividades que desenvolve;

(iii) Operação de tratamento de dados pessoais que seja realizada em desconformidade com a Política de Segurança da Informação da AVS;

(iv) Eliminação ou destruição não autorizada pela AVS de dados pessoais de plataformas digitais ou acervos físicos em todas as instalações da Instituição ou por ela utilizadas;

(v) Qualquer outra violação desta Política ou de qualquer um dos princípios de proteção de dados dispostos no item 7 acima.

12. RELAÇÃO COM OS TERCEIROS

A LGPD estabelece que a responsabilidade no caso de danos patrimoniais, morais, individuais ou coletivos derivados de violações à legislação de proteção de dados pessoais é solidária, e todos os agentes da cadeia envolvendo o tratamento de dados pessoais podem ser responsabilizados pelos eventuais danos causados.

Nesse sentido, a possibilidade de a AVS ser responsabilizada pelas ações de terceiros implica na necessidade de empregar os melhores esforços para verificar, avaliar e garantir que tais terceiros cumpram com as legislações de proteção de dados aplicáveis.

Dessa forma, todos os contratos com terceiros deverão conter cláusulas referentes à proteção de dados pessoais, estabelecendo deveres e obrigações envolvendo a temática, e atestando o compromisso dos terceiros com as legislações de proteção de dados pessoais aplicáveis.

Destaca-se, ainda, que esses contratos serão revisados e submetidos à aprovação da AVS e sua equipe técnica, conforme arcabouço normativo vigente.

Todos os terceiros devem declarar o conhecimento e aceitação desta Política, da Política de Segurança da Informação e do Plano de Resposta a Incidentes de Segurança, submetendo as atividades contratadas no âmbito da relação com a AVS também a essas normativas.

13. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

As normas de segurança da informação e prevenção contra incidentes de dados pessoais estão contidas na Política de Segurança da Informação da AVS e nas normativas internas e documentos correlatos ao tema.

A AVS reforça o compromisso consubstanciado em sua Política de Segurança da Informação em empregar medidas técnicas e organizacionais adequadas no trato com dados pessoais, e envidar esforços para proteção dos dados pessoais dos titulares de dados pessoais contra acessos não autorizados, perda, destruição, compartilhamento não autorizado, entre outras hipóteses.

14. TREINAMENTO

Os destinatários desta Política devem participar dos treinamentos, workshops, encontros e capacitações propostos pela AVS para a ampliação da cultura de proteção de dados pessoais na Instituição.

Os colaboradores da AVS, cujas funções exigem o tratamento regular a dados pessoais, ou os responsáveis pela implementação desta Política se comprometem a participar de treinamentos adicionais para ajudá-los a entender seus deveres e como cumpri-los.

15. MONITORAMENTO

Reitera-se que a AVS reconhece o seu compromisso em zelar pelo tratamento adequado de dados pessoais para fins legítimos que possam ser objeto de suas atividades e reforça o seu compromisso com boas práticas de privacidade e proteção de dados, comprometendo-se a se manter seu Programa de Conformidade da LGPD atualizado com as normas e recomendações emitidas pela ANPD ou outras autoridades competentes.

A AVS assume o compromisso de revisitar a presente Política periodicamente e, a seu critério, promover modificações que atualizem suas disposições de modo a reforçar o compromisso permanente da Instituição com a privacidade e a proteção de dados pessoais, sendo comunicadas todas as alterações realizadas oportunamente pelos canais oficiais da Instituição.

ASSOCIAÇÃO VOLUNTÁRIOS DA SAÚDE